Quy chế gồm 04 Chương, 40 Điều và có hiệu lực thi hành sau 07 ngày kể từ ngày ký ban hành.

Quy chế này áp dụng công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ cho các Phòng ban, cơ quan, đơn vị sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân thị xã và UBND các xã, phường (sau đây gọi chung là cơ quan). Trong đó công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý, xử lý văn bản đến, văn bản đi, tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành; quản lý và sử dụng con dấu; công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập và bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu trong quá trình hoạt động của cơ quan.

Đặc biệt, trong Quy chế nêu rõ việc thực hiện Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ là một trong những tiêu chí để bình xét thi đua, khen thưởng đối với tập thể các đơn vị và cá nhân công chức, viên chức, là cơ sở đánh giá, nhận xét, phân loại công chức, viên chức; xem xét nâng bậc lương, nâng ngạch công chức, viên chức.

Công chức, viên chức vi phạm các quy định tại Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm phải chịu các hình thức kỷ luật áp dụng theo quy định của pháp luật về xử lý kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Trường hợp công chức, viên chức vi phạm các quy định về công tác Văn thư, lưu trữ mà gây thiệt hại về vật chất cho cơ quan phải bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật hiện hành về trách nhiệm vật chất đối với cán bộ, công chức, viên chức.