Bộ phận TN&TKQ hiện đại của UBND phường Hương Xuân đặt tại trụ sở UBND phường; được trang bị hiện đại và áp dụng phần mềm điện tử, được kết nối liên thông với Trung tâm hành chính công thị xã trong hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả TTHC cho cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND phường, Chủ tịch UBND phường. Bộ phận TN&TKQ hiện đại chịu sự quản lý, chỉ đạo của Chủ tịch UBND phường.

Chức năng, nhiệm vụ của Bộ phận

- Niêm yết công khai, kịp thời, đầy đủ, thường xuyên, rõ ràng các quy định TTHC bằng văn bản giấy và trên màn hình điện tử;

- Thực hiện quy trình tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả giải quyết TTHC thuộc thẩm quyền theo quy định;

- Theo dõi, giám sát, đôn đốc các bộ phận, công chức chuyên môn và các cơ quan liên quan trong giải quyết TTHC đảm bảo tiến độ và thời gian theo quy định;

- Tiếp nhận, giải quyết (theo thẩm quyền), tổng hợp báo cáo cơ quan có thẩm quyền những phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức đối với những nội dung liên quan đến việc giải quyết TTHC;

- Quản lý tài sản, cơ sở vật chất, kỹ thuật; tổ chức vận hành, đề xuất nâng cấp cơ sở vật chất, phần mềm; công tác an ninh mạng;

- Đề xuất việc đổi mới, cải tiến, nâng cao chất lượng phục vụ, giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho cá nhân, tổ chức;

- Thực hiện nhiệm vụ thông tin, báo cáo và các nhiệm vụ khác do lãnh đạo cơ quan, đơn vị giao.

Cơ sở vật chất, trang thiết bị điện tử hiện đại được bổ sung

- UBND phường đã trang cấp mới: 04 máy vi tính để bàn, 01 kiốt tra cứu thông tin, 01 bộ thiết bị máy quét và thiết bị đọc mã vạch, 01 màn hình hiển thị thông tin, 02 camera giám sát, 01 máy in.

- Đưa vào sử dụng thống nhất phần mềm xử lý dịch vụ công tập trung tỉnh Thừa Thiên Huế trong việc tiếp nhận, xử lý và trả kết quả tại Bộ phận TN&TKQ. Đồng thời thực hiện các phần mềm dùng chung nhằm phục vụ điều hành tác nghiệp và các hoạt động của Bộ phận TN&TKQ.

Về biên chế, tổ chức và hoạt động

Biên chế Công chức làm việc tại Bộ phận TN&TKQ hiện đại được bố trí 06 người theo các chức danh, gồm:

Văn phòng - thống kê 02 người;

Tư pháp - hộ tịch 01 người;

Văn hóa - xã hội 01 người;

Địa chính - xây dựng – đô thị và môi trường 02 người;

Về tổ chức: Bộ phận TN&TKQ hiện đại do Chủ tịch UBND phường làm Trưởng bộ phận và các công chức chuyên môn trực tiếp hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả giải quyết hồ sơ của tất cả các lĩnh vực, TTHC thuộc thẩm quyền của UBND, Chủ tịch UBND cấp phường. Ủy ban nhân dân phường đã ban hành Quyết định số 61/QĐ-UBND ngày 16/4/2018 về việc thành lập Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả tại UBND phường Hương Xuân gồm có 6 bộ phận với 8 công chức; Quyết định số 63/QĐ-UBND ngày 16/4/2018 về bố trí công chức làm việc tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả phường gồm 5 công chức chuyên môn; Quyết định số 66/QĐ-UBND ngày 16 tháng 4 năm 2018 về cử lãnh đạo và công chức phụ trách công tác CCHC tại UBND phường, theo đó lãnh đạo theo dõi là đồng chí Chủ tịch UBND phường và công chức theo dõi là công chức Văn phòng – Thống kê; Quyết định số 67/QĐ-UBND ngày 16 tháng 4 năm 2018 về Quy chế tổ chức và hoạt động Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân phường. Trên cơ sở quy chế làm việc và chức năng nhiệm vụ của Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả đã được quy định để các công chức chuyên môn thực hiện nhiệm vụ.

Quy trình tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả hiện đại

Trên cơ sở quy định của UBND tỉnh về quy trình tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả, Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của phường đã xây dựng quy trình chung trình lãnh đạo phường xem xét thống nhất thông qua về quy trình tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả tại Bộ phận

Triển khai thử nghiệm hoạt động:

Để đảm bảo Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả hiện đại đi vào hoạt động thông suốt, hiệu quả, theo đúng lưu đồ, quy trình đã được xây dựng, UBND phường đã chỉ đạo các công chức triển khai thử nghiệm hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả hiện đại phường kể từ ngày 24/7/2018 cho đến nay và sẽ đưa vào hoạt động chính thức trong thời gian tiếp theo; theo đó, các công chức thực hiện song song việc tiếp nhận, giao trả và xử lý công việc trên phần mềm Xử lý dịch vụ công tập trung và tiếp nhận thủ công nhằm phát hiện và khắc phục các lỗi của phần mềm mới trước khi đưa vào sử dụng chính thức. Quá trình vận hành thử nghiệm, nếu có khó khăn, vướng mắc, UBND phường đã trực tiếp liên hệ với Ban giám sát dịch vụ công, Trung tâm Hành chính công thị xã để đề nghị hướng dẫn thêm và liên hệ trực tiếp với Trung tâm CNTT – Sở TT&TT tỉnh khắc phục kịp thời.

Tính từ ngày 24/7/2018 đến ngày 10/8/2018, đã tiếp nhận, giải quyết, số hóa 153 hồ sơ, trong đó lĩnh vực chứng thực 106 hồ sơ, hộ tịch 46 hồ sơ, bão trợ xã hội 01 hồ sơ; đã giải quyết trước hạn, đúng hạn 152 hồ sơ và đang thụ lý giải quyết trong hạn 01 hồ sơ thuộc hồ sơ liên thông với Trung tâm hành chính công thị xã.

Trong quá trình hoạt động của Bộ phận TN&TKQ hiện đại phường đã gặp được một số thuận lợi cơ bản:

Hiện nay Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả hiện đại đã đi vào hoạt động cơ bản ổn định, bộ máy và cơ cấu tổ chức các bộ phận hành chính hoàn chỉnh. Trong quá trình hoạt động, Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả phường thường  xuyên phối hợp với đơn vị liên quan nhằm trao đổi thông tin, nắm tình hình giải quyết hồ sơ của các tổ chức, cá nhân để kịp thời trả kết quả và giải đáp các vướng mắc. Bên cạnh đó, Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả hiện đại phường cũng thường xuyên trao đổi, làm việc trực tiếp với Ban Giám sát dịch vụ công, Sở Thông tin và Truyền thông nhằm khắc phục nhanh nhất các lỗi, tồn tại để hệ thống đi vào hoạt động ổn định, nâng cao hiệu quả công tác chuyên môn. Nhờ đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết TTHC được nâng lên, các phần mềm ứng dụng đã tạo lập môi trường làm việc thuận tiện, văn minh, hiện đại, giải quyết nhanh, hiệu quả TTHC cho cá nhân, tổ chức.

Bên cạnh đó cũng gặp không ít khó khăn:

Hiện nay UBND tỉnh chưa ban hành văn bản quy định về quy trình liên thông hồ sơ cũng như chưa quy định cụ thể về thời gian giải quyết thủ tục hành chính trên lĩnh vực đất đai đối với cấp xã (phường), Vì vậy, khi tiếp nhận hồ sơ giao dịch đối với các thủ tục trên lĩnh vực này chưa thể thực hiện trên hệ thống phần mềm Dịch vụ công tập trung.

Để tiếp tục duy trì hoạt động có hiệu quả và không ngừng nâng cao chất lượng Bộ phận TN&TKQ hiện đại phường Hương Xuân đề ra một số nhiệm vụ tiếp tục thực hiện trong thời gian tới

Một là: Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả hiện đại phường tuân thủ nghiêm túc lưu đồ, quy trình giải quyết TTHC đã xây dựng; triển khai hướng dẫn, hỗ trợ công dân tạo lập tài khoản; thực hiện số hóa hồ sơ để làm cơ sở dữ liệu; giám sát chặt chẽ việc tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả hồ sơ của công chức; thực hiện đảm bảo 100% các TTHC giao dịch phải được áp dụng quy trình giải quyết công việc trên phần mềm xử lý dịch vụ công...

Hai là: Công chức chuyên môn thường xuyên thực hiện công tác rà soát, đưa vào 100% TTHC thuộc thẩm quyền thực hiện giải quyết theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả theo chỉ đạo của UBND tỉnh, UBND thị xã.

Ba là: Phát huy vai trò kiểm tra, giám sát của lãnh đạo cơ quan thường xuyên theo dõi, giám sát, đôn đốc việc giải quyết TTHC của các công chức, đảm bảo tỷ lệ giải quyết đúng hẹn trên 95%.

Bốn là: Đưa vào thực hiện khảo sát mức độ hài lòng, xin lỗi công khai tổ chức, công dân vì những sai xót trong giải quyết TTHC theo mục tiêu chất lượng của UBND phường; hạn chế tối đa tình trạng hồ sơ trả lại cho công dân nhưng không có hướng dẫn giải quyết.

Năm là: Rà soát, báo cáo, đề xuất UBND thị xã và các phòng chuyên môn cấp thị xã các quy trình liên thông đa ngành, đa cấp, đặc biệt là lĩnh vực có hồ sơ giao dịch liên thông nhiều như: Đất đai, lao động - thương binh và xã hội...