I. Tình hình khái quát chung

1. Quá trình triển khai hoạt động:

Trung tâm Hành chính công thị xã Hương Trà được thành lập theo Quyết định số 198/QĐ-UBND ngày 17/3/2017 của Ủy ban nhân dân thị xã Hương Trà và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 03/4/2017. Theo Quyết định thành lập, Trung tâm trực thuộc Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thị xã Hương Trà, có chức năng làm đầu mối để các phòng, ban, đơn vị, tổ chức cử cán bộ công chức, viên chức đến hướng dẫn, tiếp nhận và giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính của các tổ chức, cá nhân theo quy định. Trung tâm là đơn vị có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng. Trụ sở của Trung tâm đặt tại khuôn viên khu nhà làm việc của Ủy ban nhân dân thị xã Hương Trà.

2. Về cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc

- Trụ sở làm việc: Ủy ban nhân dân thị xã đã cải tạo và đang sử dụng Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả trước đây làm trụ sở của Trung tâm hành chính công với diện tích 120 m² (phòng làm việc 80 m², khu vực chờ của công dân: 40 m²). Hiện nay trụ sở Trung tâm Hành chính công mới đã được xây dựng và sẽ đưa vào sử dụng sau khi hoàn thành xong thủ tục nghiệm thu.

- Trang thiết bị làm việc: Trung tâm hành chính công được trang bị đầy đủ trang thiết bị đảm bảo hoạt động theo yêu cầu của đề án thành lập Trung tâm hành chính công cấp huyện.

3. Về tổ chức bộ máy và biên chế của Trung tâm hành chính công

Biên chế hiện có của Trung tâm hành chính công thị xã Hương Trà:

- Lãnh đạo: Giám đốc (do Phó Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thị xã phụ trách kiêm nhiệm) và Phó Giám đốc chuyên trách.

- Các Bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ:

+ Bộ phận Hành chính - Tổng hợp: 02 biên chế kiêm nhiệm và 01 biên chế chuyên trách phụ trách số hóa hồ sơ và văn thư;

+ Bộ phận Hỗ trợ - Giám sát: 02 biên chế chuyên trách.

- Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả: 04 cán bộ, công chức thuộc các cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân thị xã và các cơ quan ngành dọc đóng trên địa bàn.

II. Kết quả hoạt động

1. Tình hình tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả tại Trung tâm hành chính công từ ngày 01/01/2021 đến ngày 18/6/2021.

Trung tâm hành chính công bố trí, sắp xếp trong tổng số biên chế được giao đảm bảo hoạt động của Trung tâm đáp ứng yêu cầu 100% TTHC thuộc thẩm quyền của UBND cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp huyện được tiếp nhận, giải quyết theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Trung tâm hành chính công. Đến nay, Trung tâm hành chính công tiếp nhận và trả kết quả các hồ sơ thuộc 10 cơ quan, đơn vị trực tiếp giải quyết thuộc 19 lĩnh vực. Cụ thể như sau:

2. Kết quả khảo sát mức độ hài lòng khách hàng về dịch vụ hành chính công

Thực hiện Quyết định số 2709/QĐ-UBND ngày 17 tháng 11 năm 2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh quy định khảo sát lấy ý kiến mức độ hài lòng trong thực hiện cơ chế 1 cửa, một cửa liên thông ở các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh. Nhằm đo lường sự hài lòng của người dân, tổ chức đối với sự phục vụ của cán bộ, công chức và cơ quan hành chính trong thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Tạo điều kiện để tổ chức, cá nhân phát huy vai trò giám sát và tham gia vào công tác cải cách hành chính. Nắm bắt được yêu cầu, mong muốn của tổ chức, cá nhân từ đó để có những giải pháp cải thiện chất lượng cung cấp dịch vụ hành chính công và nâng cao tinh thần trách nhiệm, thái độ phục vụ tổ chức, cá nhân của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức.

Trung tâm hành chính công thị xã Hương Trà đã tiến hành khảo sát 2123 phiếu mức độ hài lòng của khách hàng về dịch vụ công, kết quả khảo sát như sau:

3. Công tác phối hợp của các cơ quan, đơn vị chuyên môn trong việc luân chuyển hồ sơ được tiếp nhận tại Trung tâm hành chính công

- Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, Trung tâm hành chính công số hóa, cập nhật lên hệ thống và chuyển hồ sơ đến các cơ quan, đơn vị trên hệ thống xử lý dịch vụ công của tỉnh để giải quyết, thời gian luân chuyển luôn trước hạn so với quy định  (thông thường là 30 phút- kể cả thời gian số hóa hồ sơ so với 2 giờ đến 4 giờ tùy loại TTHC).

+ Đối với hồ sơ giấy giải quyết trong ngày (hồ sơ giao dịch bảo đảm, cung cấp thông tin đất đai, chứng thực bản sao từ bản chính…), sau khi nhận được hồ sơ Trung tâm hành chính công chuyển ngay hồ sơ giấy đến các cơ quan, đơn vị để giải quyết. Trường hợp tiếp nhận sau 16 giờ thì chuyển hồ sơ đã nhận vào đầu giờ làm việc của buổi sáng ngày kế tiếp.

+ Đối với hồ sơ giấy có thời gian giải quyết lớn hơn 01 ngày làm việc, Trung tâm hành chính công cập nhật thông tin vào sổ theo dõi và chuyển hồ sơ giấy đã nhận đến các cơ quan đơn vị vào thời gian cuối buổi trong ngày.

- Trong quá trình giải quyết TTHC, Trung tâm hành chính công thường xuyên theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị, cá nhân trong việc giải quyết các TTHC theo đúng chức năng, nhiệm vụ đảm bảo tiến độ và thời hạn trả kết quả cho tổ chức, cá nhân theo quy định.

Trường hợp chưa thể giải quyết theo thời gian quy định thì lãnh đạo phòng chuyên môn có văn bản đề nghị Trung tâm hành chính công gia hạn thêm thời gian trả kết quả cho tổ chức, cá nhân.

- Đối với hồ sơ luân chuyển xác định nghĩa vụ tài chính, hồ sơ liên thông đất đai: Đến nay, tất cả hồ sơ được tiếp nhận tại Trung tâm hành chính công đều được số hóa và cập nhật lên hệ thống xử lý dịch vụ công tập trung, cho nên việc luân chuyển, liên thông hồ sơ từ Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai đến Chi cục Thuế và sở Tài nguyên và môi trường đều được thực hiện trên Hệ thống xử lý dịch vụ công tập trung của tỉnh.

III. Đánh giá chung

1. Ưu điểm:

- Mô hình Trung tâm hành chính công đã tạo tính thống nhất trong thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại địa phương, quy định rõ các nội dung công việc thực hiện theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; quy định rõ trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị trong quá trình giải quyết TTHC.

- Các TTHC được số hóa và được lưu giữ sử dụng chung và được luân chuyển, liên thông trên môi trường mạng đến cơ quan thụ lý tiếp theo nên rút ngắn thời gian luân chuyển hồ sơ.

- Chất lượng công chức, viên chức làm việc tại Trung tâm hành chính công đảm bảo đáp ứng yêu cầu đề ra (có năng lực, trình độ, kinh nghiệm công tác, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ).

- Công chức, viên chức làm việc tại Trung tâm Hành chính công có thái độ, tác phong lịch sự, tận tình trong giao tiếp với tổ chức, cá nhân.

- Việc triển khai vận hành hệ thống xử lý dịch vụ công tập trung đã có tác động sâu sắc đến nhận thức của cán bộ công chức, đặc biệt là người đứng đầu các cơ quan đơn vị. Bước chuyển rõ rệt là quá trình giải quyết hồ sơ, số lượng hồ sơ giải quyết quá hạn giảm đáng kể so với trước đây.

2. Tồn tại, hạn chế:

  - Quá trình liên thông giải quyết hồ sơ từ Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai đến sở Tài nguyên và môi trường để trình phê duyệt kết quả vẫn còn tình trạng chậm trễ.

- Tỷ lệ tiếp nhận và giải quyết hồ sơ theo mức độ 3, mức độ 4 còn thấp.

- Đối với các hồ sơ giải quyết trễ hạn Trung tâm hành chính công có văn bản đề nghị các cơ quan đơn vị khi trả hồ sơ kết quả phải gửi kèm thư xin lỗi đến tổ chức, cá nhân nhưng hiện nay các cơ quan, đơn vị vẫn chưa thực hiện tốt.

IV. Một số giải pháp để vận hành trung tâm hành chính công có hiệu quả trong thời gian đến

1. Đối với công chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị được điều động  về thực hiện nhiệm vụ tại Trung tâm hành chính công

- Thực hiện nhiệm vụ chuyên môn do phòng, ban đơn vị quản lý trực tiếp phân công và thực hiện nhiệm vụ hướng dẫn, tiếp nhận, thẩm định hồ sơ theo quy định, trả kết quả đúng hẹn cho của tổ chức, cá nhân. Việc hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện TTHC phải đầy đủ, rõ ràng, chính xác, đảm bảo tổ chức, cá nhân chỉ phải bổ sung hồ sơ một lần.

- Chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế, quy định của Trung tâm hành chính công và các quy định của pháp luật hiện hành.

- Thường xuyên nghiên cứu, cập nhật những quy  định của pháp luật để hướng dẫn tổ chức, cá nhân phù hợp với quy định.

- Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thái độ hòa nhã, ân cần, lịch sự, nghiêm túc trong giao tiếp với tổ chức, cá nhân; không gây phiền hà, sách nhiễu, tiêu cực hoặc có các hành vi vi phạm khác đối với tổ chức, cá nhân.

2. Đối với Trung tâm hành chính công

- Thường xuyên theo dõi, đôn đốc công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị đến làm việc tại Trung tâm hành chính công trong tiếp nhận, hướng dẫn, giao trả kết quả giải quyết các TTHC.

- Đẩy mạnh việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ theo mức độ 3, mức độ 4.

- Thường xuyên theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị, cá nhân trong việc giải quyết các TTHC theo đúng chức năng, nhiệm vụ đảm bảo tiến độ và thời hạn trả kết quả cho tổ chức, cá nhân theo quy định.

- Phối hợp với các cơ quan, đơn vị thực hiện những công việc có liên quan trong quá trình giải quyết các TTHC liên thông; trao đổi công tác nghiệp vụ; tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho công chức, viên chức làm việc tại Trung tâm hành chính công.

- Tiếp nhận, xử lý hoặc báo cáo cơ quan thẩm quyền những phản ánh, kiến nghị của các tổ chức, cá nhân đối với những nội dung liên quan đến việc giải quyết TTHC và việc thực hiện nhiệm vụ của công chức, viên chức tại Trung tâm hành chính công theo quy định.

- Báo cáo Ủy ban nhân dân thị xã theo định kỳ về tình hình và kết quả tổ chức hoạt động của Trung tâm Hành chính công, chủ động báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo của Ủy ban nhân dân thị xã để giải quyết những vấn đề phát sinh, vướng mắc trong quá trình triển khai thực hiện hoặc những nội dung vượt thẩm quyền.

Trên đây là tình hình hoạt động của Trung tâm hành chính công trong 6 tháng đầu năm 2021.