Thực tế hiện nay, yêu cầu đăng ký hộ tịch có xu hướng tăng khá cao, đặc biệt là yêu cầu đăng ký lại khai sinh do liên quan đến quá trình thu thập dữ liệu phục vụ xây dựng Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Trước nhu cầu ngày càng cao của người dân cũng như yêu cầu hiện đại hóa nền hành chính, phần mềm đăng ký và quản ký hộ tịch đã được Bộ Tư pháp xây dựng, đưa vào sử dụng. Từ tháng 02 năm 2018, Sở Tư pháptỉnh Thừa Thiên Huế đã tổ chức các lớp tập huấn, hướng dẫn sử dụng phần mềm này cho cán bộ Tư pháp cấp huyện và cán bộ Tư pháp - Hộ tịch ở cấp xã.
Căn cứ Nghị định 87/2020/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ 15/9/2020, quy trình đăng kí hộ tịch trực tuyến thực hiện như sau:
Người có yêu cầu ĐKHT trực tuyến truy cập vào Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp tỉnh để đăng ký tài khoản, xác thực người dùng:
Bước 1: Đăng nhập trang chủ Cổng thông tin dịch vụ công quốc gia, chọn Đăng ký
Bước 2: Chọn phương thức đăng ký: cá nhân , doanh nghiệp hoặc cơ quan nhà nước.
Bước 3: Nhập các thông tin hiện trên bảng rồi chọn Đăng ký.
Bước 4: Nhập mã OTP gửi về điện thoại.
Bước 5: Nhập mật khẩu và nhận thông báo thành công
Sau khi đăng nhập tài khoản thành công, người có yêu cầu ĐKHTtrực tuyến cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác, đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ theo quy định.
Nộp phí, lệ phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định của pháp luật.
Khi đã hoàn tất, người có yêu cầu ĐKHT trực tuyến được cấp 1 mã Hồ sơ thủ tục hành chính để theo dõi, tra cứu tiến độ hoặc truy cập để hoàn thiện hồ sơ.
Cơ quan ĐKHT tiếp nhận, kiểm tra tính đầy đủ và gửi Phiếu hẹn trả kết quả qua thư điện tử hoặc tin nhắn điện thoại di động.
Theo đó, cá nhân có quyền yêu cầu cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền thực hiện đăng ký trực tuyến mức độ 3 đối với tất cả các việc hộ tịch, đăng ký trực tuyến mức độ 4 đối với các việc: cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, cấp bản sao trích lục hộ tịch, cấp văn bản xác nhận thông tin hộ tịch; ghi vào sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài.
Cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền có trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch theo hình thức phù hợp với mức độ triển khai thực hiện dịch vụ công trực tuyến trong lĩnh vực hộ tịch tại địa phương. Trường hợp từ chối thì phải có văn bản nêu rõ lý do hoặc có email chính thức của đơn vị gửi cho người yêu cầu (nếu người yêu cầu có cung cấp địa chỉ email).
Việc tiếp nhận, giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến được thực hiện theo quy định tại Điều 12 Nghị định 87/2020/NĐ-CP và hướng dẫn sau đây:
- Bản quét/bản chụp các giấy tờ sử dụng để gửi trực tuyến phải bảo đảm rõ, nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung.
- Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp được đính kèm khi đăng ký hộ tịch trực tuyến phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt theo quy định tại Điều 10 Luật hộ tịch, khoản 3 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP.
- Trường hợp người yêu cầu không cung cấp đủ bản quét/bản chụp các giấy tờ cần thiết theo quy định hoặc bản quét/bản chụp được gửi kèm theo yêu cầu đăng ký hộ tịch không đáp ứng yêu cầu thì cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến.
Hiện nay, 100% xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh đã được trang bị máy vi tính có kết nối internet; cán bộ chuyên môn cũng đã được đào tạo, hướng dẫn để sử dụng phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch. “Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có sự quản lý thống nhất từ Trung ương đến địa phương sẽ từng bước hiện đại hóa công tác đăng ký hộ tịch tiến tới đăng ký trực tuyến, đảm bảo kết nối cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư”,
Trên thực tế, trước đây cán bộ Tư pháp - Hộ tịch gặp không ít khó khăn khi thực hiện các thủ tục về hộ tịch. Ở nhiều nơi phải lật sổ gốc hộ tịch “dày cộm” mới tìm thấy sự kiện hộ tịch cần thiết. Hồ sơ sổ sách toàn bằng giấy nên lưu trữ khó khăn, tìm kiếm mất thời gian. Nhưng từ khi có phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch, chỉ cần mở máy, gõ thông tin và in ra rồi giao cho người dân theo các biểu mẫu như giấy kết hôn, giấy khai sinh nên rất tiện lợi, hạn chế sai sót. Khi cần tra cứu, chỉ cần nhập dữ liệu vào, phần mềm tự động cập nhật để tìm thông tin của nhân thân rất nhanh chóng và chính xác. Cũng nhờ đó mà giảm thời gian chờ đợi cho người dân”.