Công tác kiểm soát thủ tục hành chính (TTHC) đóng vai trò rất quan trọng trong việc thực hiện cải cách TTHC. Kiểm soát TTHC có hiệu quả là hoạt động mang lại lợi ích trực tiếp cho các cá nhân, tổ chức nhưng đồng thời không để sơ hở trong công tác quản lý nhà nước. Thông qua việc kiểm soát TTHC, mọi TTHC sẽ được công khai hóa và thường xuyên sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với thực tế, tránh tình trạng tùy tiện, thiếu công khai, minh bạch trong việc ban hành và thực hiện TTHC tại nhiều cơ quan hành chính...Quá trình thực hiện đã phát huy hiệu quả tích cực, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp khi đến giải quyết các thủ tục hành chính, góp phần từng bước xây dựng nền hành chính công khai, minh bạch, hiện đại. Trong thời gian qua, công tác kiểm soát TTHC trên địa bàn thị xã đã có nhiều kết quả nổi bật, cụ thể đó là:

Thứ nhất, công bố, công khai thủ tục hành chính, danh mục TTHC: UBND thị xã đã chỉ đạo các cơ quan, ban ngành và UBND các xã, phường triển khai thực hiện Thông tư số 02/2017/TT-VPCP ngày 31/10/2017 của Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về nghiệp vụ kiểm soát TTHC và các văn bản của UBND tỉnh về kiểm soát thủ tục hành chính (TTHC); chỉ đạo Văn phòng HĐND-UBND chủ trì, theo dõi đôn đốc các cơ quan, ban ngành và UBND các xã, phường thực hiện công khai, niêm yết, các TTHC theo quy định. Thường xuyên rà soát và kịp thời công khai các TTHC mới ban hành, sửa đổi, bổ sung, thay thế thuộc phạm vi giải quyết cấp huyện, cấp xã. Cập nhật và niêm yết, công khai các TTHC đã được công bố tại nơi giải quyết TTHC và trên Trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị theo quy định.

Việc niêm yết công khai TTHC được thực hiện ngay sau khi UBND tỉnh ban hành Quyết định số 1129/QĐ-UBND ngày 08 tháng 5 năm 2019 về công bố danh mục thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân và các cơ quan cấp huyện được đưa vào tiếp nhận và trả kết quả tại Trung tâm Hành chính công cấp huyện; Quyết định số 1462/QĐ-UBND ngày 18/6/2019 của UBND tỉnh về việc ban hành danh mục thủ tục hành chính được tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của UBND các xã, phường, thị trấn; UBND thị xã chỉ đạo Trung tâm hành chính công và Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND các xã, phường trực thuộc thị xã niêm yết công khai rõ, đầy đủ các TTHC theo quy định.

Thứ hai, đó là công tác rà soát, đơn giản hóa TTHC: Thực hiện Quyết định số 64/QĐ-UBND ngày 12/01/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế về việc ban hành Kế hoạch rà soát, đánh giá thủ tục hành chính năm 2021 trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế, Ủy ban nhân dân thị xã đã xây dựng và ban hành Kế hoạch rà soát, đánh giá TTHC năm 2021 tại Quyết định số 138/QĐ-UBND ngày 15/01/2021. Thường xuyên theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn có TTHC tiến hành rà soát TTHC thuộc lĩnh vực quản lý, tham mưu UBND thị xã trong việc đề nghị sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp thị xã.

Thứ ba, đó là tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị về quy định TTHC: Thực hiện Nghị định số 20/2008/NĐ-CP ngày 14/02/2008 của Chính phủ về tiếp nhận, xử lý phản ánh kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính; Nghị định số 48/2013/NĐ-CP ngày 14/4/2013 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định liên quan đến kiểm soát TTHC; Văn bản hợp nhất số 10271/VBHN-VPCP ngày 27 tháng 9 năm 2017 của Văn phòng Chính phủ về tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính; Quyết định số 43/2018/QĐ-UBND ngày 9/08/2018 của UBND tỉnh ban hành quy định về tiếp nhận, xử lý phản ánh kiến nghị cá nhân, tổ chức về quy định hành chính thuộc phạm vi quản lý của UBND tỉnh và Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh. UBND thị xã đã tổ chức thực hiện tốt công tác tiếp nhận xử lý phản ánh kiến nghị về quy định TTHC; công khai địa chỉ tiếp nhận phản ánh, kiến nghị theo quy định. Ngoài việc chỉ đạo phòng Tiếp dân, Trung tâm Hành chính công thị xã công khai địa chỉ, số điện thoại, email của cơ quan, hòm thư góp ý, phiếu đánh giá, sổ tiếp nhận ý kiến phản ánh kiến nghị, công khai, minh bạch, đảm bảo quy định pháp luật đồng thời tiếp tục duy trì hoạt động hệ thống Website của UBND thị xã nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho các tổ chức, cá nhân về quy trình, thủ tục hành chính, các văn bản pháp luật liên quan, văn bản chỉ đạo của tỉnh.

Trong năm 2021, các tổ chức và công dân khi thực hiện thủ tục hành chính đã được cán bộ Trung tâm hành chính công thị xã và Bộ phận mở cửa hiện đại xã, phường trực tiếp giải quyết TTHC và hướng dẫn cụ thể nên không có cá nhân, tổ chức nào phản ánh, kiến nghị liên quan đến lĩnh vực thuộc phạm vi giải quyết các TTHC trên địa bàn thị xã.

Thứ tư, về tình hình, kết quả giải quyết TTHC: Đến thời điểm hiện tại, 100% xã, phường của thị xã Hương Trà đã thành lập và đưa vào hoạt động bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại nhằm phục vụ giải quyết thủ tục hành chính cho người dân. 100% TTHC thuộc thẩm quyền được giải quyết theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình tiếp nhận, xử lý, giải quyết công việc cho tổ chức, cá nhân được chú trọng, nhờ đó đảm bảo tỷ lệ giải quyết thủ tục hành chính đúng hẹn cơ bản đạt trên 91% và hồ sơ liên thông, hạn chế thấp nhất hồ sơ trể hẹn, gây phiền hà, nhũng nhiễu đối với công dân khi đến giao dịch thủ tục hành chính. Trong năm qua, Trung tâm đã tập trung chỉ đạo điều hành các bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, qua đó Trung tâm hành chính công thị xã đã thực hiện tiếp nhận 11.721 hồ sơ thuộc 17 lĩnh vực. Trong đó: Đã giải quyết hồ sơ đúng hạn 10546 hồ sơ, đạt 95%, đã giải quyết quá hạn 555 hồ sơ, tỷ lệ 5% ; Đang giải quyết 620 hồ sơ.

Thứ năm, việc triển khai cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết TTHC: Ủy ban nhân dân thị xã Hương Trà đã cụ thể hóa, quán triệt các văn bản chỉ đạo của Trung ương, của tỉnh và địa phương nhằm nâng cao việc giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông và tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết TTHC qua dịch vụ Bưu chính công ích, cụ thể: Quán triệt, chỉ đạo công chức, viên chức và người lao động trong các cơ quan, đơn vị thuộc huyện thực hiện nghiêm túc, có hiệu quả Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết hành chính; Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Văn phòng Chính phủ thực hiện một số quy định của Nghị định 61/2018/NĐ-CP và Quyết định số 45/2016/QĐ-TTg, ngày 19/10/2016 của Thủ tướng Chính phủ về việc tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết TTHC qua dịch vụ Bưu chính công ích. Thường xuyên kiện toàn bố trí lại cán bộ, công chức làm việc tại Trung tâm Hành chính công thị xã theo quy định tại Nghị định số 61/2018/NĐ-CP; duy trì thực hiện quy chế tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại tại Trung tâm Hành chính công thị xã.

Thứ sau, việc thực hiện TTHC trên môi trường điện tử : Ủy ban nhân dân thị xã chỉ đạo các cơ quan, đơn vị, địa phương tổ chức thực hiện Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 8/4/2020 của Chính phủ về thực hiện TTHC trên môi trường điện tử đến từng cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý. Quán triệt việc tiếp nhận, giải quyết TTHC trên môi trường điện tử tuân theo quy trình được quy định tại Chương II Nghị định số 45/2020/NĐ-CP, làm rõ trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong từng quy trình tiếp nhận, giải quyết để phản hồi cho tổ chức, cá nhân, đảm bảo việc phân công khoa học, các nội dung phản hồi chính xác, đúng thời hạn.

Đồng thời chỉ đạo các cơ quan, đơn vị, địa phương trong việc thực hiện số hóa kết quả giải quyết TTHC đang được quản lý, lưu trữ bằng văn bản giấy sang dữ liệu điện tử để tích hợp, chia sẻ, khai thác; tổ chức tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử được thực hiện hợp pháp, hợp lý, khoa học…Không yêu cầu tổ chức, cá nhân khai, nộp lại những dữ liệu mà cơ quan thực hiện thủ tục hành chính đang quản lý hoặc đã được cơ quan nhà nước khác sẵn sàng chia sẻ. Tối đa hóa các bước thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử để tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức của tổ chức, cá nhân và cơ quan có thẩm quyền. Việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử không làm tăng phí, lệ phí ngoài quy định của pháp luật.

Những kết quả đạt được nêu trên cho thấy quá trình thực hiện nhiệm vụ kiểm soát TTHC trên địa bàn thị xã đã đi vào nề nếp và đạt được mục tiêu, kế hoạch đề ra, đem đến những tác động tích cực đối với người dân và doanh nghiệp cũng như góp phần gỡ bỏ những rào cản về TTHC đối với đời sống người dân, môi trường kinh doanh, nâng cao chỉ số cải cách hành chính của thị xã Hương Trà.

Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác kiểm soát TTHC vẫn còn một số tồn tại, vướng mắc, chủ yếu đó là: Một số cơ quan, đơn vị  thực hiện việc rà soát, cập nhật quy trình giải quyết TTHC theo TCVN  ISO khi các văn bản quy phạm pháp luật liên quan có thay đổi chưa kịp thời rà soát theo quy định.

Thủ tục xử lý hồ sơ của các cơ quan trung ương được tổ chức theo ngành dọc đều thực hiện trên hệ thống mạng nội bộ ngành dọc, sử dụng hệ thống dữ liệu toàn ngành nên không liên kết được với Hệ thống xử lý dịch vụ công tập trung của tỉnh do đó quá trình thao tác, xử lý, theo dõi giải quyết hồ sơ trên Hệ thống chưa thực hiện được.

Việc thực hiện công tác công khai, niêm yết TTHC ở một số địa phương chưa thường xuyên, nghiêm túc. Tỷ lệ hồ sơ giải quyết qua dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 và mức độ 4 chưa cao, tỷ lệ sử dụng dịch vụ bưu chính công ích còn hạn chế. Tỷ lệ thanh toán phí, lệ phí không sử dụng tiền mặt còn thấp. Nhiều hồ sơ giải quyết chưa đúng hẹn, nhất là trên lĩnh vực đất đai, hoạt động xây dựng. Công tác theo dõi, kiểm tra, kiểm soát việc giải quyết các TTHC thuộc phạm vi lĩnh vực quản lý của một số phòng ban chuyên môn ở thị xã và UBND các xã, phường còn hạn chế…

Để việc thực hiện công tác kiểm soát TTHC trên địa bàn đạt hiệu quả cao hơn, đáp ứng được mục tiêu, kế hoạch đề ra, khắc phục kịp thời những tồn tại, hạn chế, ngoài việc tăng cường chỉ đạo, điều hành của các cơ quan cấp trên, đề cao trách nhiệm các phòng, ban, đơn vị chuyên môn thị xã và UBND các xã, phường nhất là trách nhiệm của người đứng đầu trong hoạt động kiểm soát TTHC theo kế hoạch, chương trình hằng năm đã đề ra, thì cần tập trung thực hiện các nội dung, giải pháp chủ yếu sau:

Một là, thực hiện tốt việc cải cách thủ tục hành chính cần phải đẩy mạnh công tác kiểm soát TTHC, rà soát, sửa đổi, bổ sung quy chế hoạt động và quy trình giải quyết công việc; giảm bớt giấy tờ hành chính; giảm thời gian xử lý công việc hành chính; cải tiến quy trình giải quyết thủ tục hành chính; xây dựng bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, tổ chức và cá nhân được nhận giấy hẹn và kết quả giải quyết hành chính theo đúng thời hạn quy định; đẩy mạnh hiện đại hóa hành chính, kết hợp với thực hiện tiêu chuẩn ISO và các hướng dẫn nâng cao chỉ số cải cách thủ tục hành chính. Bố trí các phương tiện phù hợp nhằm cung cấp thông tin rõ ràng, cụ thể về quy trình, thủ tục hành chính. Sắp xếp trụ sở làm việc thân thiện, đáp ứng kịp thời yêu cầu phục vụ nhân dân khi đến làm việc; niêm yết công khai, minh bạch các phí, lệ phí  trong giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức và cá nhân.

Hai là, Chú trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính từ thị xã đến xã, phường. Thường xuyên đổi mới lề lối, phong cách làm việc của đội ngũ cán bộ công chức, viên chức, đặc biệt là vị trí bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; tăng cường trách nhiệm cá nhân, sự nhiệt tình trong công việc để nâng cao chất lượng công việc. Thường xuyên mở các lớp tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ kiểm soát thủ tục hành chính cho đội ngũ cán bộ, công chức.

Ba là, kiểm soát chặt chẽ quy trình giải quyết TTHC cho cá nhân, tổ chức. Tăng cường các giải pháp về công khai, minh bạch gắn với trách nhiệm giải trình của cán bộ, công chức giải quyết TTHC; kịp thời công bố TTHC nhằm công khai, minh bạch tất cả các TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND thị xã. Tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị về quy định hành chính, thực hiện theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ, hủy bỏ các TTHC không phù hợp, không cần thiết.

Bốn là, tăng cường công tác truyền thông, nhằm nâng cao nhận thức của các cá nhân, tổ chức trên địa bàn trong việc tham gia hoạt động giám sát về TTHC. Đẩy mạnh hoạt động tuyên truyền của các cơ quan, đơn vị, ban ngành đoàn thể trên địa bàn thị xã về công tác cải cách TTHC.

Năm là, tiếp tục chỉ đạo các cơ quan chuyên môn và UBND các xã, phường tăng cường thực hiện tốt công tác kiểm soát TTHC và niêm yết các bộ TTHC do UBND tỉnh công bố tại Trung tâm hành chính công thị xã và tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tại UBND các xã, phường.

Sáu là, tuyên truyền rộng rãi đến các cơ quan, đơn vị, tổ chức và nhân dân trên địa bàn để triển khai thực hiện hiệu quả chủ trương của tỉnh về thanh toán trên dịch vụ công trực tuyến; các phương thức thanh toán phí, lệ phí dịch vụ công không dùng tiền mặt (cụ thể: chuyển khoản, thanh toán qua mã QR code, trực tuyến).

Với những giải pháp căn bản trên, công tác kiểm soát TTHC hướng đến mục tiêu xây dựng một nền hành chính dân chủ, chuyên nghiệp và hiệu quả, bảm đảm quy định TTHC đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện, giảm thiểu thời gian, chi phí, công sức của đối tượng và cơ quan thực hiện TTHC, tạo môi trường thuận lợi, thông thoáng, bình đẳng, minh bạch cho người dân, tổ chức và doanh nghiệp, tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành chính trong cơ quan nhà nước, góp phần quan trọng trong việc nâng cao chỉ số năng lực cạnh tranh và chỉ số cải cách hành chính xây dựng chính quyền điện tử, phát triển dịch vụ đô thị thông minh để nâng cao chất lượng hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước trên địa bàn thị xã Hương Trà.